Para ser capaz de se organizar e conseguir realizar as tarefas do trabalho, é preciso ter uma metodologia, isto é, um conjunto de princípio, técnicas e procedimentos para se atingir os objetivos desejados pela sua empresa. A metodologia então dita a maneira como lidamos com algo. E quando não aplicamos uma, seguimos aquilo que chamamos de “ad hoc”, do latim, “para esta finalidade”, o que significa que não temos definido como iremos tratar as tarefas que aparecem diante de nós, estando sempre nos adaptando aos requisitos de cada nova tarefa, o que acaba consumindo tempo e esforço de nossa parte, por sempre termos que reavaliar cada tarefa de maneira individual, quando poderíamos categoriza-las e lidar com elas com base nessa categorização.
O primeiro ponto da nossa metodologia, seria desenvolver um sistema para nos ajudar a capturar e relembrar as informações que são passadas para nós. Isso não é só importante para contribuintes individuais, mas também para pessoas com cargo de liderança, pois elas são obrigadas a receber informações não somente dos seus subordinados, mas também dos seus superiores, e as vezes também precisam receber e responder massagens laterais, advinhas de outros setores da instituição onde atuam. É um emaranhado de mensagens, como e-mails, conversas via WhatsApp e Slack, conversas individuais e em grupo, seja presencialmente ou online. Um bom colaborador então deve ser capaz de receber várias informações, processa-las de maneira eficiente, e fornecer um retorno.
Pois bem, podemos formular que devido a grande quantidade de informação que recebemos, a melhor coisa a ser fazer é não contar com a nossa memória. Apesar de conseguimos memorizar números telefônico depois de repeti-los por n-vezes, lembrar de todas as coisas que recebemos acaba sendo muito difícil. Para isso nós podemos nos organizar através de um sistema que nos ajude a capturar as coisas que as pessoas nos mandam, sendo capaz de priorizar as coisas. Não apenas informação, mas também tarefas, e assim como sermos capazes de fazer a gestão do nosso tempo, seja no dia ou no decorrer da semana e dos meses, que seria o as partes do nosso trabalho. Para isso vamos nos utilizar de uma metodologia composta por quatro ferramentas.
A primeira ferramenta deve ser um caderno física, de preferência um caderno que possa caber dentro do bolso, e uma caneta. O nosso caderno deverá ser utilizado para capturar informações que recebemos quando estivemos presencialmente com alguém, e precisarmos que certa informação seja guardada. Posteriormente, podemos também ter um caderno digital, onde podemos fazer anotações, caso estivemos em um encontro virtual, digitando através de um teclado, e talvez até passar as informações coletadas no dia do caderno físico para o caderno digital, para facilitar a busca e categorização. O caderno físico é importante, porque ele fornece aos outros participantes de um encontro uma indicação visual que você está fazendo uma anotação, ao invés de escrever através de um aplicativo de notas no celular, com isso você não irá se passar como uma pessoa rude por estar olhando no celular, enquanto seus colegas estão falando ou fazendo uma apresentação.
A segunda ferramenta seria aplicações para comunicação, como e-mail, WhatsApp e Slack. Aprenda os recursos disponíveis da sua ferramenta de comunicação assíncrona para que você possa se aproveitar melhor dela. No e-mail, você pode configurar etiquetas/pastas para categorizar os e-mails que você recebe, você pode ter uma etiqueta chamada “Visualizado” por exemplo, e mover todos os e-mails que você ler para esta pasta, ou simplesmente executar a ação de “Arquivar” sobre os e-mails que você já leu, e assim, quando a sua “caixa de entrada!” estiver vazia, significar que você leu todos os e-mails que tinha que ler, fornecendo uma indicação visual desta ação.
Também é possível configurar etiquetas para mensagens automáticas de algum sistema, que você não precise estar ciente no momento, mas sim semanalmente, assim quando receber a mensagem na caixa de entrada, basta move para uma etiqueta do tipo “Semanal”, onde você irá toda sexta-feira olhar as mensagens dessa pasta. Você também pode ter uma etiqueta chamada “Responder”, onde você precisa responder a um e-mail, e outra como “Ação” para que você possa se recordar que precisa fazer alguma tarefa com o recebimento daquele e-mail. Lembre-se também que uma mensagem pode ter mais de uma etiqueta, então você pode ter um e-mail que precisa de uma ação sua, etiqueta “Ação”, e depois uma reposta, etiqueta “Responder”.
Você também pode configurar filtros de e-mail com base em que, está enviando o e-mail, bem como o conteúdo da mensagem, e aplicar uma etiqueta sobre o mesmo. Lembre-se de nunca deletar um e-mail da sua conta, e sim apenas arquivar e-mails antigos, pois e-mails podem atuar como evidências do que foi acordado com as pessoas em reuniões. Procure também se desinscrever de “lista de e-mail” que você não usa mais para manter a sua caixa de entrada limpa. Para e-mails há bastantes opções, porém infelizmente para aplicações de mensageria não, nesse caso, o que podemos fazer é tirar “screenshots” de conversas para ter documentado decisões conversadas, ou copiar o texto das mensagens para o nosso caderno digital, onde podemos adicionar comentários ao redor da copia da conversa para nos situar do que se tratava.
No WhatsApp, existe uma opção para exportar mensagens, gerando um arquivo onde cada linha é uma mensagem, com a data e hora de envio, nome ou telefone da pessoa, e a mensagem. Já anexos como imagens e PDFs podem ser manualmente copiados para dentro de uma pasta no computador. Agora para o Slack, é possível copiar o link para uma conversa feita em um canal, e podemos referenciar uma conversa de um canal em outro, o que ajuda bastante. E tanto para Email, WhatsApp e Slack, podemos copiar as mensagens e coloca-las em uma pasta ou agregar junto com as nossas anotações em um caderno digital.
A terceira ferramenta, seria um sistema para organizar e priorizar tarefas, comumente chamado de lista de tarefas, ou em inglês, “to-do list”. No mercado, existem aplicações para isso, onde na plataforma da Google temos o “Google Tasks”, e na plataforma da Microsoft, temos o antigo “Wunderlist” que foi comprado pela mesma e repaginado como “Microsoft To-do”. O método de utilizar uma lista de tarefas é simples, aquilo que queremos lembrar que precisamos fazer será criado como uma tarefa na lista de tarefas, e só iremos fazer aquilo que está registrado na lista, nos forçando a coletar as informações necessárias para dar contexto a tarefa, antes de inserir a mesma como entrada na lista de tarefas. Ela também nos permite priorizar tarefas, definido um grau de prioridade, e assim você deve ser ver sua lista de tarefas ao indicar o seu trabalho, e ao terminar o seu trabalho, pegando as tarefas com maior prioridade e prazo de conclusão desejado mais próximo da data vigente.
Assim como o seu provedor de e-mail, procure conhecer como funciona a sua aplicação de to-do list, isso porque existem muitas funcionalidades embutidas, como poder marcar tarefas recorrentes, diariamente, semanalmente e mensal. Também é possível configurar lembretes, para lembrar você do início de tarefas, seja um dia antes ou uma hora antes, assim você não fica com as próximas tarefas que precisa fazer na cabeça, e permite se concentrar na tarefa que tem que fazer no dado momento. Isso torna vantajoso utilizar um aplicativo todo-list ao invés de escrever as tarefas em um papel e ir riscando as mesmas quando terminar, assim como também a habilidade de visualizar as tarefas entre vários dispositivos, como celular, tablet e computador, através da funcionalidade de sincronização entre dispositivos.
E por fim, a quarta ferramenta seria um sistema para organizar e gerenciar o tempo, que seria a famosa agenda física ou aplicação de calendário. O seu calendário deve ser um registro da utilização do seu tempo, e você deve viver de acordo com o que está definido no seu calendário. Encontros e reuniões, tempo de estudo e tempo para executar tarefas e projetos, deve estar definido previamente no calendário. E se você for tiver um cargo de gestão, você também deve ter blocos de tempo livre no seu calendário para que as pessoas possam marcar encontros com você. É recomendado manter as suas tarefas no aplicativo de to-do list, para não lotar o calendário com diversos pequenos eventos de curta duração, o que dificultaria a leitura do mesmo por você e pelas outras pessoas que acessarem o seu calendário. Como alternativa, procure demarcar blocos de 1 a 4 horas no calendário para informar as pessoas que você estará focado trabalhando para realizar as tarefas da sua lista de tarefas.
No calendário deve ser marcado também, encontros com outras pessoas, atividades como horário de almoço, tempo fora do emprego, e consultas médicas, para que as pessoas possam saber então que não podem marcar com você nesses horários. Você também pode marcar o dia do aniversário das pessoas para lembrar de dar parabéns para elas. Sua empresa provavelmente já irá ter uma solução de e-mail, que irá ter integrado uma solução de calendário. As opções mais utilizadas é o “Google Calendar” e o “Outlook Calendar” da Microsoft, basta apenas que você procure aprender a utilizar a ferramentas, através da documentação da mesma ou vídeos no Youtube, e fazer as devidas configurações para tirar o máximo de proveito. É possível também definir tarefas no aplicativo de to-do e demarcar um tempo para elas, se forem coisas como projetos de longo prazo, onde você consegue arrastar a tarefa para o calendário e demarcar um bloco de tempo para realiza-la.
No próximo artigo sobre esse assunto iriemos ver questões relacionadas como categorizar tarefas e como mensurar a produtividade de um colaborador com posição de líder dentro de uma empresa.
